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Les enjeux de la dématérialisation

La dématérialisation a pour but de gérer de façon électronique les flux de données ou de documents métier transitant au sein de l'entreprise ou échangés avec ses partenaires. Au-delà de la réduction des coûts liés aux frais administratifs, aux ressources humaines et à l'affranchissement des envois, la dématérialisation est avant tout considérée comme un moyen de fluidifier les processus métier. Les participants à cette formation découvriront tous les aspects relatifs à la mise en œuvre d'un projet de dématérialisation.

Durée

.

Public cible

Toute personne souhaitant disposer d'informations sur la dématérialisation

Pré-requis

Aucun

Objectifs

  • • Comprendre ce qu'est la dématérialisation et quels en sont les objectifs
  • • Mesurer les impacts d'un projet de dématérialisation sur l'entreprise
  • • Disposer d’une démarche méthodologique pour passer à l'immatériel
  • • Prendre connaissance des obligations légales

Informations

Cette formation est accessible en présentiel et à distance (classe virtuelle)

Programme détaillé

LA MUTATION ORGANISATIONNELLE

  • Les phases : stratégie, juridique, organisation, technologie
  • Les objectifs de la dématérialisation active ou statique
  • Les champs d’application de la dématérialisation
  • Organisation des métiers
  • Accompagnement des changements et acquisition des compétences
  • Conception des dispositifs

LES FONDEMENTS JURIDIQUES

  • L’environnement juridique
  • La gestion de la preuve
  • La dématérialisation fiscale, les éléments incontournables
  • Les règles de la TVA
  • L’article 56 du Code des marchés publics
  • Les articles 1316-1 et 1316-2 du Code civil
  • Les évolutions réglementaires

LA DÉMARCHE MÉTHODOLOGIQUE

  • Les étapes pour passer à l’immatériel
  • Numérisation active ou statique
  • Organisation de l’information
  • Reconnaissance automatique des documents
  • Reconnaissance intelligente des documents
  • Déploiement des flux
  • Stockage et gestion des sécurités

LE CHOIX DES FORMATS ET CONCEPTS

  • Les règles de la gestion du contenu
  • Format et langages de structuration : ODF, OOXML, RDF, RSS, XML
  • ILM : Information Lifecycle Management
  • RM : Record Management, la norme ISO 15489
  • La norme AFNOR Z 42-013
  • L’automatisation des processus
  • L’interopérabilité des documents

ARCHIVAGE DES DONNÉES

  • Les concepts généraux de l’archivage de documents électroniques
  • Le mode de support : Worm de type A, B et C, micrographie, supports magnétiques et optiques
  • Les standards de l’archivage : SMI, HSM, SAD
  • Les coffres forts et les autorités de gestion de preuve (AGP)
  • L’authentification de l’émetteur
  • La signature électronique
  • La gestion des profils et le SSO
  • La cryptographie

LES ACTEURS ET LES OUTILS DE LA DÉMATÉRIALISATION

  • Collecte et/ou diffusion d’avis d’appel d’offres
  • Éditeur de solutions de dématérialisation d’appel d’offres
  • Facturation électronique et dématérialisation fiscale
  • Messagerie sécurisée, horodatage
  • Terminaux de paiement

LES OUTILS OPÉRATIONNELS

  • Les outils pour passer à l’immatériel
  • La GED, outils de Workflow, CMS (Content Management System)
  • OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition), LAD (Lecture
  • Automatique de Documents) et RAD (Reconnaissance Automatique de Documents)
  • Les échanges B to B, EDI – Web EDI
  • Les processus logiciel ou service, ASP

DES EXEMPLES OPÉRATIONNELS

  • Les étapes du processus : ouverture des courriers, suppression des éléments polluants, numérisation des documents, gestion des index, gestion des envois et workflow, archivage et sécurisation
  • Dématérialisation de la facture : les mentions à porter sur les factures, les factures transmises par voie électronique, le contrôle de l'administration des procédés de transmission par voie électronique
  • Dématérialisation des actes notariés
  • Dématérialisation des offres publiques


Les enjeux de la dématérialisation

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